La Subdirección de Servicios Generales, con el fin de garantizar el pago de viáticos y gastos de viaje por caja menor a nivel nacional, cupos y pasajes aéreos en tarifa económica, recuerda y solicita a la comunidad universitaria radicar en la Subdirección de Servicios Generales las comunicaciones oficiales debidamente diligenciadas y avaladas por el ordenador del gasto, según sea el caso, dentro de los siguientes tiempos:
-Para comisiones que impliquen el suministro de pasajes aéreos, se recomienda radicar con un mínimo de quince (15) días hábiles de antelación a su inicio.
-Para otras comisiones a nivel nacional con transporte terrestre, la comunicación oficial se debe radicar con un mínimo de siete (7) días hábiles en la Vicerrectoría Administrativa y Financiera para su autorización; cuando se cuente con la autorización respectiva, la misma comunicación debe ser radicada en la Subdirección de Servicios Generales con cinco (5) días hábiles antes del inicio de la misma.
Se solicita que, en los memorandos, que son los actos administrativos, se precise las fechas que implica el pago de viáticos y la expedición de los pasajes aéreos.
Los formatos de liquidación de viáticos y gastos de viaje para los señores conductores se deben radicar en la caja menor, debidamente diligenciados y firmados, con un mínimo de cinco (5) días hábiles antes del inicio de la comisión.
Los viáticos y gastos de viaje (transporte, gastos para la operación del vehículo) de los señores conductores, se deben legalizar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la salida de campo, comisión o actividad, presentándolos al funcionario responsable de transporte, anexando el cumplido para legalizar los viáticos, y para los gastos de viaje, las facturas con los requisitos de ley, y el reintegro del dinero no ejecutado. Una vez avalados, los remitirá a la caja menor para los trámites respectivos.
Para los demás servidores públicos, miembros del Consejo Superior y contratistas, se presenta en la caja menor el cumplido para legalizar los viáticos, los pasa bordos y facturas para legalizar gastos de viaje.
Si el pago se hizo por Tesorería, se legaliza en la Subdirección Financiera.
Para las salidas de campo, se solicita a los profesores remitir el informe respectivo al Departamento, una vez finalice la salida, con el fin de expedir el cumplido y radicarlo en la caja menor y/o Subdirección Financiera dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la actividad.
Para que la Agencia expida los pasajes aéreos, se solita que las reservas sean confirmadas antes de las 3 de la tarde del día respectivo, con el fin de enviar el correo autorizando el trámite.
Se solicita tener en cuenta la normatividad vigente, en especial las siguientes que se anexan:
Acuerdo 002 CS del 13 de abril de 2023 (002).pdf
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